Les entreprises voulant poster leur candidature ont deux possibilités:

• les appels restreints: le projet en question est soumis à une préselection avec une note de présentation succinte

Les appels doivent suivre deux étapes:

- la présentation de la note succinte est préselectionnée. Par ailleurs, le dossier doit etre enregistré dans PADOR avec ses pièces justificatives;

- le formulaire de candidature et ses annexes ainsi que les pièces justificatives (si elles n'ont pas été enregistrées auparavant) sont soumises.

• les appels ouverts: le dossier complet de candidature est soumis, en incluant la note de présentation succinte.

Ceux-ci ne sont soumis qu'à une seule étape: le formulaire de candidature doit inclure la note de présentation succinte ainsi que les annexes. Tout cela doit avoir été enregistré dans PADOR avec les pièces justificatives.

Un appel à proposition et ses lignes directrices contiennent, afin de mieux aider les candidats:

• les bénéficiaires;
• les actions;
• le budget;
• le calendrier;
• la procédure;
• les sources d'information.

les entreprises désireuses de participer à un programme IEVP peuvent anticiper un appel: cela signifie qu'elles peuvent consulter le programme de travail annuel en matière de subventions (AWP) sur le site d'EUROPAID qui est classifié par délégation/DG/programme de financement.

La note de présentation succinte dans le dossier de candidature doit respecter plusieurs caractéristiques: en effet, l'action doit etre décrite et efficace, pertinente et durable. De plus, une liste de controle doit etre dument réalisée et dans le cas d'une procédure restreinte, le demandeur doit signer une déclaration.

Cette note ne doit pas dépasser les quatre pages, être présentée de façon claire afin que l'analyse en soit facilitée, ne doit pas contenir des informations répétitives et inutiles.

Quant à la description de l'action, elle doit contenir:

• le résumé;
• les objectifs;
• la pertinence de l'action;
• la descrition et l'efficacité de l'action;
• la métholdologie;
• le plan d'action et la durabilité.

Concernant le demandeur, plusieurs choses sont à vérifier, en plus de la déclaration dûment remplie:

• l'identité de la structure;
• la description de l'organisation;
• la capacité de gérer et de mettre en oeuvre des actions (expériences, références croisées, ...);
• les données financières;
• les sources habituelles de financement;
• le nombre de personnes employées;
• les membres du Conseil d'Administration.

Mais avant tout, le projet en lui-même doit respecter certaines conditions: il doit :

• être innovant;
• avoir une dimension européenne;
• être durable